Przepisy nakładają obowiązek dostarczenia rocznego sprawozdania za przewóz towarów niebezpiecznych na uczestników przewozu, co oznacza, że przewoźnik nie jest jedyną wskazaną w ustawie firmą, która powinna przygotować zestawienie. Przedsiębiorstwa, których działalność obejmuje załadunek, pakowanie, napełnianie lub rozładunek, również zobowiązane są do złożenia odpowiednich dokumentów. Jednak warto pamiętać, że jeśli przewóz materiałów niebezpiecznych odbywał się w całości poza terytorium Polski, w próżnych nieoczyszczonych opakowaniach, cysternach, kontenerach i pojazdach oraz w ilości mniejszej niż wskazania w ustawie, to nie ma konieczności sporządzenia bilansu towarów i operacji transportowych.

Przewoźnik przed wyznaczeniem doradcy może sprawdzić aktualność jego uprawnień za pośrednictwem strony internetowej Transportowego Dozoru Technicznego (TDT). Świadectwo jest wydawane na pięć lat po uprzednim sprawdzeniu, czy kandydat na to stanowisko posiada wykształcenie wyższe, nie był skazany za przestępstwo umyślne, ukończył kurs doradcy i złożył z wynikiem pozytywnym egzamin przed komisją egzaminacyjną. Wyznaczenie takiej osoby w firmie transportowej jest obowiązkowe, a brak doradcy w przedsiębiorstwie może skutkować nałożeniem kary administracyjnej o wartości pięciu tysięcy złotych.

Przewoźnicy powinni pamiętać także, że jeden egzemplarz dokumentu musi zostać przesłany do WITD, natomiast drugi należy przechowywać w przedsiębiorstwie przez pięć lat od daty wysyłki.

Wyznaczenie doradcy ds. bezpieczeństwa przewozu towarów niebezpiecznych, przygotowanie i terminowe wysłanie dokumentu oraz przechowywanie zestawienia rocznego powodują, że ryzyko przeprowadzenia kontroli jest mniejsze. Problem może się pojawić, gdy bilans zostanie przekazany do instytucji w niewłaściwym województwie, a to zdarza się często. Ustawa nakazuje dostarczenie sprawozdania rocznego ADR do WITD właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania uczestnika przewozu towarów niebezpiecznych. Jeśli WITD, dokonując weryfikacji, stwierdzi brak dokumentu, to przedsiębiorca może spodziewać się kontroli, która - w najkorzystniejszym przypadku - skupi się wyłącznie na sprawdzeniu kwestii związanych z przewozem towarów niebezpiecznych.