Dokumentacja w transporcie – o czym należy pamiętać?

Działalność w branży TSL, tak jak w każdym innym sektorze, musi być zgodna z polskim oraz europejskim prawem. Przewozy krajowe i międzynarodowe wymagają jednak większej ilości dokumentów, niż inne rodzaje działalności. Pamiętajmy, że w trakcie przewozu nie trzeba mieć przy sobie wszystkich pism związanych z transportem. Część dokumentów, szczególnie tych związanych z prowadzeniem firmy transportowej, powinna być przechowywana w jej siedzibie. Jakie to dokumenty?

Firma transportowa – niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna lub handlowa czy inna forma prowadzenia działalności, w swojej siedzibie powinna mieć dwie grupy dokumentów. Pierwsza związana jest z samym działaniem firmy, kolejna dotyczy pracowników.

W pierwszej grupie dokumentów mamy między innymi potwierdzenia dotyczące „dobrej reputacji”, która jest niezbędna do założenia firmy transportowej. Powinny się tam znaleźć także pisma związane z pojazdami – czyli ich wykaz oraz ubezpieczenia OC, a także oryginał licencji i zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz certyfikaty kompetencji zawodowych przewoźnika – wylicza Mateusz Pernak, prawnik z TC Kancelarii Prawnej.

Jeżeli chodzi o dokumentacje związaną z pracownikami, jej pierwsza część dotyczy wszystkich przedsiębiorców zatrudniających pracowników. Mowa tutaj o umowach dotyczących zatrudnienia lub współpracy – umowie o pracę lub umowie zleceniu, zaświadczeniach lekarskich niezbędnych do podjęcia pracy i dokumentach związanych z warunkami wynagrodzenia. Dodatkowo, podczas całego okresu zatrudnienia danego kierowcy, należy przechowywać kopię jego prawa jazdy, wypisy ze świadectw kierowcy oraz zaświadczenie o kwalifikacjach zawodowych i szkoleniach okresowych.

Oprócz tego, bardzo istotne jest bieżące prowadzenie dokumentacji ewidencjonującej pracowników. Podstawą jest ewidencja czasu ich pracy z podziałem na czas jazdy, przerw i odpoczynku – z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących ten czas pracy. Pisma te można gromadzić, na przykład, na bazie przechowywanych danych z tachografów i kart kierowców.

Poza dokumentacją przechowywaną w siedzibie firmy, spora część zaświadczeń powinna być dostępna u kierowcy podczas transportu. Taka dokumentacja jest konieczna podczas kontroli, a jej brak może narazić firmę na kary pieniężne. Można wyróżnić trzy grupy takich dokumentów.

Pierwsza grupa dokumentów dotyczy ładunku – i należy do niej przede wszystkim list przewozowy i świadectwo pochodzenia towarów. Jednak w zależności od rodzaju tych towarów, mogą być też potrzebne inne dokumenty. Jakie to dokumenty?

W przypadku roślin i produktów roślinnych, jest to świadectwo fitosanitarne, a zwierząt – zaświadczenie o ich pochodzeniu oraz planowany czas trwania transportu. Przy przewozie materiałów niebezpiecznych, będzie to świadectwo ADR, a przy żywności i towarów, które się szybko psują – świadectwo ATP. Z kolei odpady należy transportować wraz z dokumentem potwierdzającym ich charakterystykę. Pamiętajmy także o zezwoleniu dotyczącym przejazdów pojazdów nienormatywnych w przypadku, gdy do transportu wykorzystujemy pojazd, którego masa przekracza 60 ton lub długość 23 m bądź szerokość 3,2 m albo wysokość 4,5 m – mówi Mateusz Pernak, prawnik z TC Kancelarii Prawnej.

Druga grupa dokumentów dotyczy pojazdu i są wśród nich: dowód rejestracyjny, upoważnienie do korzystania z pojazdu, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika oraz certyfikat EURO potwierdzający odpowiedni stopień bezpieczeństwa i spełniania wymogów ekologicznych.

Ostatnia z grup dotyczy dokumentów kierowcy, który powinien pamiętać o posiadaniu aktualnego prawa jazdy i świadectwa kierowcy, a także karty kierowcy. Dla kierującego pojazdem powinien być również dostępny zapis odręczny i wydruki z tachografu.

W transporcie międzynarodowym, poza wymienionymi wyżej dokumentami, obowiązuje również szereg innych zaświadczeń, zezwoleń i licencji. Pierwszym z takich dokumentów transportowych jest wystawiany w trzech egzemplarzach międzynarodowy list przewozowy CMR. Wystawiany najczęściej przez nadawcę w języku urzędowym kraju, w którym nadawany jest towar, dokument ten potwierdza zawarcie umowy na przewóz. Zgodnie z przepisami Konwencji o umowie międzynarodowej przewozu drogowego towarów (fr. Convention relative au contrat de transport international de Marchandise par Route) powinien on zawierać dane nadawcy, odbiorcy i przewoźnika, miejsce i datę przyjęcia towaru do przewozu oraz przewidziane miejsce jego wydania, ilość sztuk, cechy i numery towaru, jego rodzaj, sposób pakowania, wagę brutto, a także zastrzeżenia i uwagi przewoźnika, instrukcje niezbędne do załatwienia formalności, koszty związane z przewozem czy postanowienia specjalne.

Dokumentem, który umożliwia międzynarodowy przewóz rzeczy, jest licencja wspólnotowa. Jest to decyzja administracyjna wydawana przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego (GITD), a do licencji transportowej musi zostać zgłoszony każdy pojazd, wykorzystywany do przewozów międzynarodowych rzeczy.

Licencja wspólnotowa uprawnia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zarobkowego transportu drogowego. Aby ją uzyskać, potrzebne jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, wydawane przez starostę lub prezydenta miasta, właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej lub zamieszkania lub przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego – mówi prawnik z TC Kancelarii Prawnej.

Kolejnym dokumentem, tym razem wydawanym wyłącznie dla pojazdów o klasie ekologicznej minimum EURO 5, jest zezwolenie EKMT.

Zezwolenie Europejskiej Konwencji Ministrów Transportu (EKMT) dopuszcza do wykonywania nieograniczonej liczby kursów pomiędzy krajami członkowskimi EKMT i w tranzycie przez ich terytoria, których obecnie, wraz z Polską, jest 42. Przejazdy dokumentuje się w odpowiednio wypełnionym karnecie. Zezwolenie EKMT jest ważne przez rok dla wszystkich pojazdów danego przewoźnika, jednak każdorazowo z zezwolenia może korzystać tylko jeden pojazd – wyjaśnia Mateusz Pernak.

Wydanie takiego zezwolenia kosztuje 1800 zł za jeden rok, a opłatę ustala się proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których będzie ono wykorzystywane.

W przypadku przewozów obejmujących obszar poza granicami Unii Europejskiej, która stanowi jeden obszar celny, niezbędny będzie dodatkowo Karnet TIR. Ten międzynarodowy celny dokument tranzytowy wykorzystywany do przewozu towaru pomiędzy co najmniej dwoma obszarami celnymi wprowadzono na podstawie przepisów Konwencji TIR (fr. Transport International Routier).

Kolejnym dokumentem, który nie jest wymagany w Unii Europejskiej, jest Karnet ATA (fr. Admission Temporaire). Umożliwia on bezcłowe czasowe przemieszczanie niektórych towarów przez tereny państw zrzeszonych w łańcuchu gwarancyjnym ATA, obejmującym obecnie 78 krajów. Pismo dotyczy towarów będących wyposażeniem zawodowym, na przykład sprzęt filmowy i telewizyjny oraz transportu w celach akwizycyjnych i wystawienniczych. Okres ważności karnetu ATA wynosi 12 miesięcy od daty wydania.

W przypadku przewozów kabotażowych, które pozwalają na ograniczenie tzw. pustych przebiegów, dla przedsiębiorców z Unii Europejskiej nie jest potrzebne specjalne zezwolenie. Uprawniony jest do nich każdy przewoźnik zarobkowego drogowego przewozu rzeczy posiadający licencję wspólnotową, którego kierowca (jeśli jest spoza UE) posiada świadectwo kierowcy.

Kolejnym dokumentem, którego oryginał powinien mieć przy sobie kierowca, a wypis należy przechowywać w siedzibie firmy, jest pochodzące od aktualnego pracodawcy świadectwo kierowcy. Dotyczy ono jednak wyłącznie kierowców spoza Unii Europejskiej. Wydawany przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego dokument potwierdza, że dany kierowca jest zatrudniony legalnie i zgodnie z przepisami w celu wykonywania przewozów drogowych na terenie państw należących do Unii Europejskiej. Świadectwo wydawane jest na okres maksymalnie 5 lat.

Zgromadzenie prawidłowej dokumentacji, niezbędnej przy przewozach krajowych i międzynarodowych, jest konieczne podczas kontroli, a braki w tym zakresie mogą narazić firmę na kary pieniężne. Przy kompletowaniu niezbędnych dokumentów przewozowych, można skorzystać z pomocy prawnej. Pomoc wyspecjalizowanej kancelarii dotyczy nie tylko pozyskania wymaganej dokumentacji i sprawdzenia zgodności działania z prawem polskim i europejskim, ale także przygotowania umów i ochrony interesów firmy transportowej w przypadku spraw spornych. Chodzi tu, na przykład, o zaległości płatnicze oraz odwoływanie się od mandatów i kar – szczególnie tych, otrzymanych za granicą, które bywają bardzo dotkliwe.

Źródło: TC Kancelaria Prawna