Monitoring GPS umożliwia ustalanie i prezentowanie bieżącej pozycji pojazdu na podstawie danych przekazywanych przez telematykę pokładową, lokalizator lub aplikację mobilną. Pozwala odpowiedzieć na pytanie, gdzie znajduje się samochód, ale sam nie wyjaśnia jeszcze, na jakim etapie jest transport.

Geofencing polega na wyznaczaniu i wykorzystywaniu cyfrowych stref wokół magazynu, terminala, miejsca załadunku lub punktu dostawy. Wjazd pojazdu do strefy, jej opuszczenie albo określony czas przebywania w niej może zostać zarejestrowany jako zdarzenie w procesie transportowym.

ETA, czyli Estimated Time of Arrival, oznacza przewidywany czas przyjazdu. Nie jest to termin zapisany w zleceniu, lecz wyliczana na bieżąco prognoza dotarcia na miejsce, uwzględniająca aktualną pozycję pojazdu i trasę pozostałą do pokonania.

Najprościej ująć to następująco: GPS odpowiada na pytanie „gdzie jest pojazd?”, geofencing – „czy wjechał do określonej strefy lub ją opuścił?”, a ETA – „kiedy powinien dotrzeć na miejsce?”.

Monitoring pozycji pojazdów koncentruje się przede wszystkim na ich aktualnym położeniu. Dyspozytor widzi bieżącą lokalizację samochodu, dzięki czemu może ocenić jego dostępność do podjęcia kolejnego zlecenia.

Przykładem takiego rozwiązania jest Tracking TIMOCOM, który obecnie agreguje na jednej mapie dane od 299 dostawców telematyki. Użytkownik nie musi dzięki temu przełączać się między systemami poszczególnych operatorów. Może również czasowo udostępniać wybranym kontrahentom dane GPS pojazdu.

Monitoring realizacji transportu idzie o krok dalej. Łączy dane lokalizacyjne z konkretnym zleceniem, jego trasą, terminami, aktualnym statusem i ETA. Jego celem nie jest więc jedynie pokazanie pojazdu na mapie, lecz dostarczenie uczestnikom przewozu informacji potrzebnych do obsługi danego ładunku.

Proces rozpoczyna się od utworzenia lub przyjęcia zlecenia zawierającego m.in. miejsca załadunku i rozładunku oraz uzgodnione terminy. Następnie wybierane jest źródło informacji o położeniu pojazdu.

Dane mogą pochodzić automatycznie z systemów telematycznych. Statusy mogą być również przekazywane przez kierowców lub ręcznie uzupełniane przez dyspozytorów. Dostępny w ramach Giełdy Transportowej TIMOCOM Monitoring Przesyłek Live jest rozwiązaniem typu Real Time Visibility i obsługuje wszystkie trzy warianty przekazywania informacji o realizacji transportu. W zależności od źródła danych i konfiguracji monitoring może:

• prezentować położenie pojazdu,
• obliczać i aktualizować ETA,
• automatycznie rejestrować wybrane statusy,
• wysyłać alerty o opóźnieniach lub odchyleniach,
• udostępniać dane uprawnionym uczestnikom transportu.

Zakres automatyzacji można rozszerzyć, przesyłając informacje bezpośrednio do używanego przez firmę systemu TMS lub ERP. Taka integracja ogranicza konieczność ręcznego przenoszenia danych i pozwala wykorzystywać informacje o transporcie w dotychczasowym środowisku pracy.

System wykorzystujący geostrefy może automatycznie rozpoznać, że pojazd wjechał na teren zakładu lub opuścił miejsce dostawy. Pozwala to ograniczyć ręczne aktualizowanie kolejnych etapów przewozu.

Przykładowa sekwencja może obejmować:

• wjazd do strefy załadunku i rejestrację przyjazdu,
• pomiar czasu przebywania pojazdu na obiekcie,
• wyjazd ze strefy i zmianę statusu transportu,
• wjazd do strefy odbiorcy,
• rejestrację czasu przyjazdu i postoju przy rozładunku.

Geofencing nie powinien być jednak traktowany jako niepodważalne potwierdzenie wykonania operacji. Wjazd na teren magazynu oznacza obecność pojazdu w określonym obszarze, ale nie musi świadczyć o rozpoczęciu załadunku. Dlatego w bardziej złożonych procesach zdarzenie lokalizacyjne może wymagać uzupełnienia innym statusem lub dokumentem.

Termin dostawy określony w zleceniu i ETA pełnią różne funkcje. Pierwszy wskazuje ustalone okno lub godzinę realizacji, natomiast drugi jest bieżącą prognozą czasu przyjazdu, wyliczaną na podstawie aktualnego przebiegu trasy.

Jeżeli dostawę zaplanowano na godz. 14.00, a ETA przesuwa się z 13.50 na 14.20, system może wskazać ryzyko opóźnienia jeszcze przed upływem uzgodnionego terminu. Dyspozytor zyskuje wtedy czas na sprawdzenie przyczyny, korektę awizacji, poinformowanie odbiorcy lub przeplanowanie kolejnego zadania pojazdu.

Raportowanie pokazuje opóźnienie po fakcie, natomiast aktualizowane ETA pozwala wcześniej rozpoznać odchylenie od planu i ograniczyć jego wpływ na dalszy przebieg transportu.

W tradycyjnym modelu spedytor lub dyspozytor ustala status przewozu telefonicznie, zapisuje informację w systemie, a następnie przekazuje ją klientowi. Powtarzanie tej sekwencji przy wielu transportach zajmuje czas i rozprasza kierowców.

Automatyczny monitoring ogranicza przede wszystkim pytania o:

• aktualną lokalizację,
• przewidywany czas przyjazdu,
• dotarcie do miejsca załadunku lub rozładunku,
• ryzyko przekroczenia terminu.

Nie eliminuje natomiast kontaktu w przypadku awarii, problemów z dokumentami, uszkodzenia ładunku czy innych zdarzeń, których nie da się właściwie zinterpretować wyłącznie na podstawie pozycji GPS.

Rola dyspozytora nie znika. Zmienia się zakres jego pracy: zamiast kontrolować każdy transport z jednakową częstotliwością, może koncentrować się na zleceniach odbiegających od planu.

Nie każdy uczestnik transportu potrzebuje dokładnej pozycji pojazdu. Odbiorcy często wystarczą aktualny status i przewidywany czas dostawy.

W Monitoringu Przesyłek Live przewoźnik decyduje, jakie dane telematyczne i przez jaki czas udostępnia partnerom biznesowym. Informacje o monitorowanym transporcie mogą być udostępniane m.in. za pomocą linku zewnętrznego.

Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć liczbę telefonów i wiadomości bez pozbawiania przewoźnika kontroli nad zakresem przekazywanych danych. Klient otrzymuje informacje potrzebne do planowania, a firma transportowa nie musi prowadzić równoległej komunikacji w kilku kanałach.

Cyfryzacja może obejmować również dokumentację po dostawie. W ramach Monitoringu Przesyłek Live można przesyłać online potwierdzenia dostawy, dokumenty przewozowe oraz zdjęcia ewentualnych uszkodzeń i udostępniać je uczestnikom procesu.

Szybszy dostęp do dokumentów ułatwia weryfikację wykonania zlecenia, wyjaśnianie niezgodności i rozpoczęcie dalszych czynności administracyjnych. Automatyzacja obsługi transportu nie polega więc wyłącznie na obserwowaniu pojazdu podczas jazdy. Obejmuje także uporządkowany przepływ informacji przed dostawą, w jej trakcie i po zakończeniu przewozu.

Wartość danych lokalizacyjnych nie wynika z samej możliwości obserwowania pojazdu na mapie, lecz z ich osadzenia w kontekście konkretnego zlecenia, uzgodnionych terminów i kolejnych zdarzeń operacyjnych. Dopiero połączenie pozycji GPS, geostref, ETA i reguł powiadomień pozwala przekształcić surowe dane w informacje użyteczne przy nadzorowaniu realizacji transportu.

W praktyce automatyzacja powinna służyć przede wszystkim wcześniejszemu wykrywaniu odchyleń od planu i kierowaniu uwagi dyspozytora na zlecenia wymagające interwencji. Nie zastępuje oceny operacyjnej ani kontaktu z kierowcą w sytuacjach niestandardowych, lecz ogranicza rutynowe czynności i skraca czas reakcji na ryzyko opóźnienia, przedłużający się postój lub brak oczekiwanej zmiany statusu.

Im lepiej dane lokalizacyjne są zintegrowane z TMS lub ERP oraz powiązane z przyjętymi regułami obsługi zleceń, tym większa jest ich wartość procesowa. Celem monitoringu nie jest więc gromadzenie kolejnych punktów na mapie, ale zapewnienie aktualnej i właściwie zinterpretowanej informacji tym uczestnikom transportu, którzy na jej podstawie podejmują decyzje.

Artykuł sponsorowany Giełda Transportowa TIMOCOM