Branża transportu, spedycji i logistyki charakteryzuje się rozproszonym łańcuchem kontrahentów – w tym wieloma współpracującymi firmami zagranicznymi. To sprawia, że wdrożenie KSeF będzie tu szczególnie wymagające.

„Choć KSeF opiera się na jednolitych zasadach, jego działanie w praktyce wygląda inaczej w każdej branży. Firmy logistyczne funkcjonują w wyjątkowo złożonych ekosystemach, dlatego skala zmian będzie tu znacznie większa” – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl.

W transporcie i spedycji współpraca z zagranicą jest normą, a to oznacza dodatkowe obowiązki. Podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie podlegają KSeF.

„Przedsiębiorcy będą musieli każdorazowo sprawdzać, czy dany kontrahent korzysta z KSeF. Od tego zależy sposób wystawienia, przekazania i otrzymania faktury, a błędna kwalifikacja może sparaliżować obieg dokumentów” – podkreśla Monika Piątkowska.

To szczególnie ważne w firmach, które obsługują codziennie setki zleceń, przewozów i podwykonawców – zarówno krajowych, jak i zagranicznych

Dla branży TSL załączniki – potwierdzenia przewozu, listy przewozowe, dokumenty magazynowe, raporty GPS – są najczęściej dodawane do faktury. Tymczasem KSeF ich nie obsługuje. To spore utrudnienie, ponieważ dokumenty dołączane do faktury będą musiały być dostarczane w inny sposób, a następnie łącznie już z fakturą weryfikowane pod kątem prawidłowości.

„Faktura trafiająca do KSeF będzie oddzielona od całej dokumentacji towarzyszącej, która musi trafić do odbiorcy innymi kanałami. A to niestety wydłuży proces weryfikacji” – mówi Monika Piątkowska

Sam mechanizm wystawiania e-faktur nie jest skomplikowany, ale to skala i różnorodność działalności firm logistycznych powoduje, że wdrożenie będzie dla nich wyzwaniem. „Firmy z branży TSL codziennie generują i otrzymują ogromną liczbę dokumentów. To czyni ich procesy podatne na opóźnienia, a każde dodatkowe utrudnienie – jak brak załączników czy konieczność weryfikacji kontrahenta – ma realny wpływ na operacje” –  zaznacza ekspertka fillup.pl i e-pity.pl.

Branża logistyczna musi przygotować się na reorganizację obiegu dokumentów, ścisłą kontrolę kontrahentów i dostosowanie systemów informatycznych. KSeF może przynieść większą automatyzację i uporządkowanie procesów, ale wymaga zmiany codziennej pracy wielu zespołów.

Źródło: e-pity.pl, fillup.pl